Что представляет собой только что открытый интернет-магазин? Скорее всего, это небольшая комнатка с тремя-четырьмя сотрудниками, один из которых по вечерам развозит заказы. В этом нет ничего страшного и зазорного, многие крупные магазины начинали именно так. Все данные о заказах и товарах на данном этапе записываются в Excel или GoogleDocs, а иногда и просто «в тетрадку». В итоге в дальнейшем эти цифры никак нельзя использовать. А между тем заявки, звонки, отгрузки и возвраты – важные данные, которые можно и нужно анализировать, используя для дальнейшего развития.
Учет заказов и клиентов в CMS
Важно начать обрабатывать имеющуюся информацию о заказах и клиентах как можно раньше, когда количество заявок в день не превышает 10. По мере роста и развития интернет-магазина поступающие данные хранятся в базе движка сайта, то есть в CMS. Автоматически туда попадают только те, кто оформил заказ на сайте, заявки, полученные по телефону, менеджеру приходится заносить вручную. Такой способ имеет право на существование, однако не любая система управления сайтом отражает остаток товара или позволяет сформировать отчетность.
Но на первых порах отследить количество выполненных заказов не так уж сложно. Но с ростом магазина руководитель может столкнуться с множеством проблем:
- менеджеры начинают совершать ошибки из-за неэффективно выстроенных бизнес-процессов, в том числе, процесса обработки заказов, в результате пропуская заявки
- со временем учет заявок начнет занимать все больше времени, поэтому придется нанимать отдельного сотрудника
- руководитель не сможет контролировать работу менеджеров и отслеживать качество сервиса
В результате качество обслуживания клиентов будет страдать, появятся ошибки в финансовых документах и сложности в ведении бухгалтерии.
Какую программу ведения заказов выбрать?
Не стоит пытаться найти программу, идеально подходящую именно для вас. Хотя стандартные решения, как правило, подходят для большинства интернет-магазинов примерно на 80%. Если вы задумались над собственной системой учета, стоит знать, что ее разработка стоит от 100–200 тысяч рублей и выполняется в течение нескольких месяцев. Многие вкладывают в такую разработку по несколько миллионов, но все равно сталкиваются с различными сложностями.
Преимущества использования систем учета
- отсутствие ошибок и путаниц с заказом
- данные можно внести сразу после поступления заказа
- быстрое оформление благодаря большому количеству шаблонов необходимых документов и форм
- экономия времени и сил менеджеров
- возможность анализировать все этапы обработки заявки
- интеграция с админкой сайта с возможностью автоматического переноса наличия и остатков
Безусловно, наличие тех или иных функций зависит от самой программы: некоторые имеют только самые простые функции для облегчения работы менеджеров и ведения учета, другие же позволяют полностью автоматизировать работу всего интернет-магазина.
Автоматизированный учет заказов можно организовать несколькими способами:
- установить специальную программу на компьютер или сервер, в зависимости от того, сколько человек будет пользоваться ей. Софт может быть бесплатным, но с, как правило, ограниченным функционалом или платным, тогда лицензии приобретаются по количеству человек.
- использовать "облачный" веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но практически не имеет недостатков.
Какие могут быть недостатки у стационарной программы, спросите вы? Чтобы система учета работала эффективно, а главное, стабильно, вам необходимо всегда иметь под рукой IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, у которой вы приобрели программу. Дело в том, что такая система нуждается в постоянном обслуживании и быстрой настройке в случае поломки, а также, в, так называемом, допиливании под нужды именно вашей организации.
На сегодняшний день самой популярной программой остается 1С: Предприятие и 1С: Управление торговлей (в зависимости от потребностей). Такой вариант универсален и подходит практически для любого интернет-магазина, особенно если он сделан на Битриксе.
Облачные сервисы и их возможности
Многие разработчики рекомендуют выбирать облачные программы: они не требуют свободного места на компьютере, покупки сервера и сложной настройке локальной сети. Их установка занимает примерно 20 минут, а доступ к имеющимся там данным вы можете получить откуда угодно. Кроме того, нанимать отдельного специалиста или компанию на аутсорс для обслуживания тоже не требуется. Сплошные плюсы. А самое главное, облачным сервисом могут пользоваться все, кого администратор наградил соответствующими правами из любого места, что очень удобно, если в вашем штате есть фрилансеры. Да и любой выездной сотрудник или тот, кто работает на складе или производстве, сможет вносить данные.
Самые популярные и надежные облачные сервисы сегодня: «МойCклад», «Мегаплан» и «Битрикс24» - имеют некоторые элементы CRM-системы, а не просто собирают данные. То есть, вы сможете не только вести учет заказов, но и работать с клиентами: перезванивать из системы, фильтровать клиентов по первой покупке, формировать базу для рассылки и спецпредложений.
Выводы
Какой вид учета заказов интернет-магазина выбрать, решать только вам. Но, исходя из вышесказанного, можно выделить несколько полезных советов:
- Если вы только открываете магазин, воспользуйтесь недорогими и простыми программами или облачными сервисами (вторые подойдут даже лучше). Если отслеживать заказы и управлять товаром позволяет админка магазина и ее функций вам достаточно – можно использовать и ее.
- Если у вас уже есть 1С: Предприятие или Управление Торговлей, вести учет можно в ней, интегрировав ее с сайтом. Также подойдет и практически любая CRM.
- По мере роста продаж и количества заказов, можно задумываться и о своей собственной системе учета. Необходимо помнить, что это потребует довольно много времени и средств, но результат, как правило, того стоит. Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться – отсутствие специалиста, способного разобраться в самописке, если необходимо будет ее усовершенствовать.
